ก่อนขอใบเสนอราคาจัดอีเว้นท์ ต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง

ประโยคที่ว่า อยากจัดงานช่วงปลายปี ขอราคาคร่าว ๆ ได้ไหม เป็นจุดเริ่มต้นที่คุยกันได้ แต่ยังไม่พอให้ผู้รับงานประเมินราคาอย่างรับผิดชอบ เพราะงานวันเดียวกัน จำนวนแขกเท่ากัน อาจใช้งบต่างกันมากจากรูปแบบเวที สถานที่ ระยะเวลาติดตั้ง และสิ่งที่ต้องผลิตใหม่

ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลครบทุกช่องก่อนติดต่อ แค่บอกว่าส่วนไหนยืนยันแล้วและส่วนไหนยังเปิดให้เสนอ ทางเลือกที่ได้รับกลับมาก็จะตรงโจทย์ขึ้นมาก

ข้อมูล 8 เรื่องที่ควรอยู่ใน Event Brief

1. งานนี้ต้องทำหน้าที่อะไร

เริ่มจากเป้าหมายที่วัดหรือสังเกตได้ เช่น เปิดตัวสินค้าให้สื่อเข้าใจจุดขาย สร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน หรือเก็บรายชื่อผู้สนใจจากบูธ อย่าเริ่มด้วยคำว่า อยากให้งานว้าว เพียงอย่างเดียว เพราะแต่ละคนตีความคำนี้ไม่เหมือนกัน

2. ใครคือผู้ร่วมงาน

ระบุจำนวนโดยประมาณ กลุ่มอายุ ภาษา ตำแหน่งงาน รวมถึงแขก VIP สื่อมวลชน หรือผู้ที่ต้องการการอำนวยความสะดวกเป็นพิเศษ ข้อมูลนี้มีผลต่อรูปแบบลงทะเบียน การจัดที่นั่ง อาหาร การเดินทาง และทีมดูแลหน้างาน

3. วันที่ เวลา และช่วงติดตั้ง

นอกจากเวลาเปิดปิดงาน ควรแจ้งเวลาที่สถานที่อนุญาตให้เข้าเซ็ตอัปและรื้อถอนด้วย งานที่เริ่มเช้าแต่เข้าเตรียมพื้นที่ได้หลังเที่ยงคืน อาจต้องใช้ทีมและแผนงานต่างจากงานที่มีวันติดตั้งเต็มวัน

4. สถานที่ยืนยันแล้วหรือยัง

ถ้ามีสถานที่แล้ว ส่งชื่อห้อง ขนาดพื้นที่ แปลน และข้อจำกัดที่ทราบมาได้เลย ถ้ายังไม่มี ให้บอกโซนที่ต้องการ จำนวนแขก รูปแบบงาน และความสะดวกในการเดินทาง เพื่อช่วยคัดตัวเลือกโดยไม่เริ่มค้นหากว้างเกินไป

5. งบประมาณหรือกรอบงบ

การบอกกรอบงบไม่ได้ทำให้ข้อเสนอ ใช้เงินให้หมด แต่ช่วยให้ทีมจัดลำดับสิ่งที่ควรลงทุนและตัดทางเลือกที่ไม่เหมาะตั้งแต่ต้น หากยังเปิดเผยตัวเลขไม่ได้ อย่างน้อยควรบอกว่างานนี้เน้นเวทีและโชว์ เน้นอาหาร หรือเน้นการเก็บ Lead มากที่สุด

6. สิ่งที่องค์กรมีอยู่แล้ว

เช่น Key Visual, โลโก้, วิดีโอ, Presentation, รายชื่อแขก, ระบบลงทะเบียน หรือ Supplier ที่ต้องใช้ต่อ การรู้ของที่มีอยู่ช่วยลดงานซ้ำและทำให้แบ่งความรับผิดชอบชัดเจน

7. ขอบเขตที่ต้องการให้ Organizer ดูแล

ต้องการเฉพาะ Production หรือให้ดูแลตั้งแต่แนวคิด สถานที่ เวที ระบบภาพและเสียง พิธีกร กิจกรรม สื่อสิ่งพิมพ์ ไปจนถึงควบคุมหน้างาน คำว่า ครบวงจร ควรแตกเป็นรายการเสมอ เพราะขอบเขตของแต่ละบริษัทไม่เท่ากัน

8. ผู้ตัดสินใจและกำหนดอนุมัติ

ระบุว่าใครให้ Feedback ใครอนุมัติงบ และต้องนำเสนอรอบแรกเมื่อไร หากมีผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ควรรวมความคิดเห็นให้เป็นชุดเดียวก่อนส่งกลับ จะช่วยลดการแก้แบบวนและป้องกันกำหนดผลิตเลื่อน

ตัวอย่าง Brief สั้นที่ส่งคุยงานได้เลย

• ประเภทงาน: งานเปิดตัวผลิตภัณฑ์สำหรับคู่ค้าและสื่อ
• เป้าหมาย: ให้ผู้ร่วมงานเข้าใจจุดเด่น 2 เรื่องและมีช่วงทดลองสินค้า
• ผู้ร่วมงาน: ประมาณ 180 คน มีสื่อและแขก VIP
• วันและพื้นที่: ต้องการจัดในกรุงเทพฯ ช่วงสัปดาห์ที่สองของเดือน
• ขอบเขต: Concept, เวที, AV, ลงทะเบียน, Run sheet และทีมหน้างาน
• สิ่งที่มีแล้ว: Key Visual และวิดีโอสินค้า 1 ชิ้น
• กรอบงบ: แจ้งช่วงงบหรือขอทางเลือก Good / Better ตามรายการ
• กำหนดเสนอ: ต้องการ Concept และงบประมาณรอบแรกภายในวันที่ระบุ

ถ้าข้อมูลยังไม่ครบ ควรเริ่มคุยอย่างไร

ส่งสิ่งที่ยืนยันแล้วมาก่อน และทำเครื่องหมายคำถามที่ต้องการให้ Organizer ช่วยคิด เช่น ยังเลือกระหว่างโรงแรมกับฮอลล์ หรือยังไม่รู้ว่าควรใช้จอ LED ขนาดใด การคุยรอบแรกที่ดีไม่จำเป็นต้องจบด้วยตัวเลขทันที แต่ควรจบด้วยรายการข้อมูลที่ขาด ผู้รับผิดชอบ และวันนัดหมายครั้งถัดไป

ต้องการให้ทีมช่วยอ่าน Brief ก่อนประเมินงาน? ส่งข้อมูลเบื้องต้นผ่านหน้า ขอใบเสนอราคา ทีม EventMania จะติดต่อกลับภายใน 1 วันทำการเพื่อเก็บรายละเอียดที่จำเป็น