จัดงาน PR ให้สื่อทำงานง่าย: ตั้งแต่ Media Invite ถึงส่งภาพหลังงาน
สื่อไม่ได้มางานเพราะฉากสวยอย่างเดียว เขามาเพราะมีประเด็นที่เหมาะกับคนอ่านของเขา มีคนให้คำตอบ และมีข้อมูลหรือภาพที่นำกลับไปทำงานต่อได้ หากสามอย่างนี้ไม่ชัด ต่อให้คนมาร่วมงานเยอะ ข่าวที่ออกก็อาจไม่ตรงกับสิ่งที่แบรนด์ตั้งใจ
การวางงาน PR จึงควรเริ่มพร้อมแผนเนื้อหา ไม่ใช่รอให้เวทีกับสถานที่เสร็จแล้วค่อยเขียนคำเชิญ
1. หา Story angle ก่อนทำ Media list
ข่าวนี้สำคัญเพราะอะไรในเวลานี้ และผู้อ่านของสื่อได้อะไรจากเรื่องนี้ คำตอบอาจเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่ ข้อมูลตลาด ความร่วมมือ หรือมุมมองของผู้บริหาร แต่ไม่ควรมีทุกเรื่องอยู่ในพาดหัวเดียว
เมื่อได้ประเด็นหลักแล้วจึงแบ่งกลุ่มสื่อ เช่น ธุรกิจ เทคโนโลยี ไลฟ์สไตล์ การตลาด หรือสื่อเฉพาะอุตสาหกรรม และปรับข้อมูลนำให้เหมาะกับแต่ละกลุ่ม
2. Media Invite ต้องตอบคำถามพื้นฐานให้ครบ
- เกิดอะไรขึ้นและมีประเด็นข่าวอะไร
- ใครเป็นผู้ให้ข้อมูลหรือผู้ให้สัมภาษณ์
- วัน เวลา สถานที่ และวิธีเดินทาง
- ช่วงเวลาที่สื่อควรมาถึงและเวลาจบโดยประมาณ
- มีโอกาสสัมภาษณ์เดี่ยวหรือไม่ ต้องจองล่วงหน้าอย่างไร
- ชื่อและเบอร์ติดต่อผู้ประสานงานที่ตอบได้จริงในวันงาน
คำเชิญที่ใช้คำใหญ่หลายบรรทัดแต่ไม่บอกประเด็นข่าว ทำให้ผู้รับต้องเสียเวลาถามกลับ และอาจถูกข้ามตั้งแต่หน้ากล่องข้อความ
3. ลงทะเบียนสื่อให้เร็ว แต่เก็บข้อมูลที่จำเป็น
แยกช่องสำหรับชื่อสื่อ ชื่อผู้ปฏิบัติงาน ประเภทงาน เช่น นักข่าว ช่างภาพ หรือทีมวิดีโอ และความต้องการสัมภาษณ์ เตรียมป้ายชื่อหรือ Media badge ให้เห็นชัด พร้อมมีโต๊ะช่วยแก้ปัญหากรณีรายชื่อเปลี่ยนหน้างาน
4. ออกแบบห้องจากการทำงานของสื่อ
ตรวจเส้นสายตา ตำแหน่งกล้อง ปลั๊กไฟ อินเทอร์เน็ต และทางเดินก่อนเลือกจำนวนที่นั่ง จุดถ่ายภาพไม่ควรบังแขก และ Speaker ไม่ควรยืนหน้าจอที่มีข้อความเล็กจนภาพข่าวอ่านไม่ออก
หากมีสัมภาษณ์แยก ควรมีพื้นที่เสียงรบกวนน้อย ฉากที่สื่อถึงแบรนด์ และตารางคิวที่มีเวลาสำรอง ไม่ปล่อยให้ทุกสื่อรอผู้บริหารในโถงเดียวกันโดยไม่มีข้อมูล
5. Press kit ควรหยิบใช้ได้ ไม่ใช่รวมไฟล์ทุกอย่าง
- ข่าวประชาสัมพันธ์ฉบับล่าสุด
- Fact sheet ที่ตรวจตัวเลขและชื่อเฉพาะแล้ว
- ประวัติผู้บริหารหรือผู้ให้สัมภาษณ์แบบสั้น
- ภาพสินค้า โลโก้ และภาพประกอบที่ระบุเครดิต
- ช่องทางติดต่อสำหรับคำถามหลังงาน
ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาเจอ เปิดสิทธิ์ดาวน์โหลดก่อนส่ง QR code และทดสอบจากโทรศัพท์ที่ไม่ได้ล็อกอินบัญชีบริษัท
6. วาง Photo opportunity จากภาพที่จะถูกใช้จริง
ทำ Shot list และระบุชื่อตำแหน่งของบุคคลในภาพล่วงหน้า คิดทั้งภาพแนวนอนสำหรับเว็บไซต์ ภาพแนวตั้งสำหรับ Social และภาพที่เห็นสินค้าอย่างชัดเจน หากมีผู้บริหารหลายคน ควรซ้อมตำแหน่งยืนและลำดับขึ้นเวทีเพื่อลดช่วงจัดแถวที่ยาวเกินไป
7. เตรียม Q&A และขอบเขตคำตอบ
รวบรวมคำถามที่คาดว่าจะถูกถามทั้งด้านบวกและด้านยาก ตกลงว่าใครตอบเรื่องใด ข้อมูลอะไรเปิดเผยได้ และคำถามใดต้องรับไปตรวจสอบ การตอบว่า ขอเช็กข้อมูลและส่งให้ภายในเวลา ดีกว่าตอบตัวเลขที่ยังไม่ยืนยัน
8. ส่งต่อหลังงานขณะที่เรื่องยังสด
หลังจบงานควรมีผู้รับผิดชอบคัดภาพ ตรวจ Caption ส่งไฟล์ และตอบคำถามต่อ ไม่ต้องส่งรูปหลายร้อยใบ เลือกชุดที่เล่าเรื่องครบและส่งลิงก์ที่ใช้งานง่าย จากนั้นจึงเก็บ Clipping, ประเด็นที่สื่อหยิบไปใช้ และคำถามที่เกิดซ้ำเพื่อปรับการสื่อสารครั้งต่อไป
ตัวชี้วัดที่ควรตกลงก่อนงาน
จำนวนสื่อที่ตอบรับไม่ใช่ผลลัพธ์เดียว อาจติดตามการเข้าร่วมจริง สัดส่วนสื่อเป้าหมาย จำนวนบทความหรือชิ้นงาน ประเด็นที่ถูกกล่าวถึง คุณภาพของภาพข่าว คำขอสัมภาษณ์ และการเข้าชมหน้าข้อมูลหลังงาน ทั้งหมดควรนิยามให้ชัดก่อนเริ่มเชิญสื่อ
EventMania ดูแลงานเปิดตัว งานแถลงข่าว และ Media event ตั้งแต่ Sequence, Production ไปจนถึงทีมหน้างาน ดูรายละเอียดที่หน้า Product Launch & Media Events
