จัด Staff Party โดย HR ดูแลบางส่วนเอง ต้องแบ่งงานกับออร์แกไนเซอร์อย่างไร?

ฝ่ายบุคคล (HR) สามารถดูแลงานเลี้ยงพนักงาน หรือ Staff Party บางส่วนเองได้ โดยควรตกลงว่าแต่ละเรื่องใครเป็นเจ้าภาพ ใครส่งข้อมูล และใครอนุมัติ ให้ชัดก่อนขอราคา เช่น HR อาจดูแลรายชื่อพนักงานและของรางวัล ส่วนออร์แกไนเซอร์หรือทีมผู้จัดงานดูแลเวที ระบบภาพและเสียง และคิวกิจกรรม การแบ่งแบบนี้ทำได้ แต่จุดส่งต่องานต้องอยู่ในบรีฟและขอบเขตที่ทุกฝ่ายรับทราบร่วมกัน

คำว่า ดูแลร่วมกัน ยังไม่พอสำหรับวันงาน เพราะเมื่อแขกเพิ่ม อาหารไม่พอ หรือผู้บริหารมาถึงช้า ทีมต้องรู้ทันทีว่าใครตัดสินใจได้ และต้องแจ้งใครบ้าง

ภาพปก: ภาพเวทีและพื้นที่จัดเลี้ยงจากอัลบั้ม ERGO Staff Party ใช้ประกอบการคุยเรื่องผังและบรรยากาศงาน

1. เริ่มจากเป้าหมายและสิ่งที่ HR ต้องการดูแลเอง

ก่อนเลือกรูปแบบงาน ให้ตอบว่างานนี้จัดเพื่อขอบคุณพนักงาน สร้างความรู้จักระหว่างทีม ฉลองผลสำเร็จ หรือสื่อสารทิศทางบริษัท แล้วเลือกกิจกรรมให้สอดคล้องกัน พร้อมระบุว่างานส่วนใดมีทีมภายในรับผิดชอบอยู่แล้ว เช่น พิธีกรพนักงาน การแสดงแต่ละฝ่าย หรือการจัดซื้อของรางวัล

อย่าลืมคิดเวลาเตรียมงานและเวลาที่ทีมภายในต้องปฏิบัติหน้าที่จริง หากพนักงานที่ดูแลลงทะเบียนต้องขึ้นแสดงด้วย ควรมีคนรับช่วง ไม่เช่นนั้นจุดลงทะเบียนอาจขาดคนในช่วงที่แขกยังเดินทางมา

2. ใช้ตารางแบ่งงานแทนการตกลงเพียงว่า รวมจัดงานทั้งหมด

ตารางนี้เป็นตัวอย่างแบ่งหน้าที่เพื่อใช้ตกลงขอบเขต ไม่ใช่ข้อมูลการแบ่งงานของโครงการ ERGO ปรับได้ตามทีมและบริการที่สถานที่มี แต่ละรายการควรระบุชื่อผู้ประสานงานจริง กำหนดส่งข้อมูล และผู้อนุมัติในเอกสารทำงานอีกครั้ง บริการในตารางจะรวมอยู่ในงานหรือไม่ ต้องยืนยันในใบเสนอราคา

บนมือถือ สามารถเลื่อนตารางซ้ายขวาเพื่อดูครบทั้ง 3 ฝ่าย

3. เขียนจุดส่งต่องานให้ครบทั้ง อะไร ใคร และเมื่อไร

ตัวอย่างเช่น HR รับผิดชอบการแสดงพนักงาน ไม่ได้หมายความว่าออร์แกไนเซอร์จะรู้จำนวนไมค์ ไฟล์เพลง และเวลาขึ้นเวทีโดยอัตโนมัติ ควรกำหนดสิ่งที่ต้องส่งให้ชัดเจน

ตัวอย่างข้อความส่งงาน: HR ส่งรายชื่อชุดการแสดง จำนวนผู้แสดง เวลาที่ใช้ ไฟล์เพลงตามลำดับ และจำนวนไมค์ ภายในวันที่ตกลง ทีมคุมเวทีตรวจความพร้อมและแจ้งข้อขัดข้อง จากนั้น HR ยืนยันชุดข้อมูลฉบับใช้จริงก่อนซ้อม

ใช้หลักเดียวกันกับรายชื่อรับรางวัล วิดีโอเปิดงาน สไลด์ผู้บริหาร และจำนวนอาหาร เก็บไฟล์ฉบับใช้จริงไว้ในจุดเดียว พร้อมระบุผู้ส่งและวันยืนยัน ลดความสับสนจากไฟล์หลายฉบับในแชต

4. ตกลงจุดอนุมัติก่อนผลิตและก่อนเปิดงาน

• ก่อนสรุปราคา: ยืนยันรายการที่บริษัท สถานที่ และออร์แกไนเซอร์จัดหา รวมถึงสิ่งที่ยังรอตัดสินใจ
• ก่อนผลิตหรือสั่งบริการ: ยืนยันแบบ ขนาด ข้อความ จำนวน และรายการที่แก้ภายหลังแล้วมีผลต่อเวลาและค่าใช้จ่าย
• ก่อนซ้อม: ยืนยันกำหนดการ ผู้ขึ้นเวที ไฟล์ภาพและเสียง และคนให้สัญญาณเริ่มแต่ละช่วง
• ก่อนเปิดประตู: ตรวจจุดลงทะเบียน อาหาร ทางเดิน ระบบเวที และช่องทางติดต่อผู้ตัดสินใจ

หากมีการเปลี่ยนแปลง ให้บันทึกสิ่งที่เปลี่ยน ผลต่อคิวหรือค่าใช้จ่าย และผู้ยืนยันก่อนดำเนินการ ตัวอย่างเช่น เพิ่มแขกอาจกระทบจำนวนอาหาร โต๊ะ เก้าอี้ และพื้นที่ทางเดิน จึงต้องเช็กมากกว่าราคาอาหารต่อคนเพียงอย่างเดียว

5. ตัวอย่างสมมติ: การแสดงพนักงานเลื่อน แต่รอบอาหารยังต้องเดินต่อ

สถานการณ์สมมติเพื่ออธิบายวิธีแบ่งงาน ไม่ใช่เหตุการณ์จาก ERGO: HR ดูแลชุดการแสดงและของรางวัล สถานที่ดูแลอาหาร ส่วนออร์แกไนเซอร์ดูแลเวทีและตารางคิว ก่อนเริ่มงาน ทีมพนักงานแจ้งว่าพร้อมขึ้นแสดงช้ากว่ากำหนด 15 นาที

1. HR ยืนยันข้อมูล: แจ้งเวลาที่ทีมแสดงพร้อมจริง และระบุว่ามีช่วงใดในงานที่เปลี่ยนไม่ได้ เช่น เวลาของผู้บริหาร
2. ทีมคุมเวทีเสนอทางเลือก: ตรวจว่าช่วงถัดไปพร้อมหรือไม่ แล้วเสนอเลื่อนการแสดงไปหลังอาหาร หรือสลับกับกิจกรรมที่พร้อม โดยแจ้งผลต่อเวลาจบงาน
3. สถานที่ตรวจรอบบริการ: ยืนยันว่าอาหารเริ่มตามเวลาเดิมได้หรือไม่ และมีผลต่อการเดินเสิร์ฟหรือพื้นที่หน้าเวทีอย่างไร
4. ผู้อนุมัติของบริษัทตัดสินใจ: เมื่อทุกฝ่ายให้ข้อมูลแล้ว ผู้ที่ระบุไว้ในบรีฟยืนยันทางเลือก จากนั้นทีมคุมคิวแจ้งพิธีกร ทีมภาพและเสียง สถานที่ และ HR ให้ใช้ตารางฉบับเดียวกัน

หากต้องเพิ่มเวลาบริการหรือเปลี่ยนอุปกรณ์ ให้แจ้งรายการและผลต่อค่าใช้จ่ายเพื่ออนุมัติก่อนสั่งเพิ่ม การมีชื่อผู้อนุมัติหลักและผู้อนุมัติแทนช่วยให้ทีมรู้ว่าต้องติดต่อใครเมื่อแผนเปลี่ยน

6. เช็กลิสต์บรีฟที่คัดลอกไปใช้ได้

• เป้าหมายงานและกลุ่มพนักงานที่เข้าร่วม:
• วัน เวลา สถานที่ และช่วงติดตั้งรื้อถอน:
• จำนวนแขกคาดการณ์ และวันยืนยันจำนวนสุดท้าย:
• งบประมาณ และรายการที่บริษัทชำระกับผู้ให้บริการรายอื่นโดยตรง:
• สิ่งที่ HR ดูแลเอง พร้อมผู้ประสานงาน:
• สิ่งที่ต้องการให้ออร์แกไนเซอร์รับผิดชอบ:
• สิ่งที่สถานที่มีให้แล้ว พร้อมรายละเอียดและข้อจำกัด:
• กิจกรรมพนักงาน พิธีการ รางวัล และไฟล์ที่ต้องเตรียม:
• ความต้องการด้านอาหาร การเข้าถึงพื้นที่ และการเดินทางที่เกี่ยวข้อง:
• ผู้อนุมัติหลัก ผู้อนุมัติแทน และช่องทางติดต่อวันงาน:

เมื่อเทียบใบเสนอราคา ให้ใช้รายการเดียวกันตรวจว่าอะไร รวมแล้ว บริษัทจัดหาเอง หรือยังรอยืนยัน โดยเฉพาะทีมลงทะเบียน พิธีกร การซ้อม อุปกรณ์สถานที่ และเวลาปฏิบัติงาน จึงจะเห็นความต่างของขอบเขตได้ชัดกว่าการเทียบยอดรวมอย่างเดียว

ถ้าต้องการขยายเช็กลิสต์ให้เป็นบรีฟเต็ม อ่าน ข้อมูลที่ควรเตรียมก่อนขอใบเสนอราคา และดู ตัวอย่างตารางคิวงาน หรือ Run Sheet เพื่อกำหนดจุดส่งต่อในวันงาน

ดูรูปแบบงาน แล้วคุยขอบเขตที่เหมาะกับทีมของคุณ

ดูภาพบรรยากาศจาก อัลบั้ม ERGO Staff Party เพื่อช่วยคุยรูปแบบพื้นที่และบรรยากาศที่ต้องการ ภาพประกอบช่วยให้เห็นพื้นที่และบรรยากาศ ส่วนตารางและตัวอย่างในบทความเป็นแนวทางทั่วไป ไม่ได้ระบุว่า HR สถานที่ หรือ Event Mania รับผิดชอบงาน ERGO ตามตัวอย่างนี้

หาก HR มีแผนบางส่วนแล้ว ส่งรายการที่ทีมดูแลเองมาพร้อมโจทย์ที่ต้องการความช่วยเหลือ ดูรายละเอียด บริการงานองค์กรและงานเลี้ยงพนักงาน หรือ คุยบรีฟกับ Event Mania เพื่อวางขอบเขตที่ต่อกันได้ตั้งแต่ก่อนวันงาน