เลือกสถานที่จัดงานอย่างไร: 12 จุดที่ต้องเช็กก่อนเซ็นสัญญา

ห้องที่ระบุว่ารับได้ 300 คน ไม่ได้แปลว่าจะวางเวที จอ จุดลงทะเบียน โต๊ะอาหาร และที่นั่ง 300 คนได้พร้อมกัน ตัวเลขความจุมักอิง Layout มาตรฐาน แต่พอใส่องค์ประกอบของงานจริง พื้นที่ใช้งานจะเปลี่ยนทันที

ก่อนจ่ายมัดจำ ควรพาทีมที่ดูแล Production หรือ Organizer ไป Site visit ด้วย การเห็นห้องสวยเป็นเรื่องหนึ่ง การขนของเข้า ติดตั้ง และเปิดงานตามเวลาเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

12 จุดที่ควรเช็กในวันดูสถานที่

1. ความจุตาม Layout ที่จะใช้จริง

ขอแปลนพร้อมขนาดห้อง เสา ความสูงฝ้า ทางเดิน และพื้นที่หลังเวที ลองวางองค์ประกอบหลักลงบนแปลน ไม่ใช้เฉพาะตัวเลข Capacity จากโบรชัวร์

2. เส้นทางของแขกตั้งแต่ลงรถถึงที่นั่ง

ดูจุด Drop-off, ลิฟต์, บันไดเลื่อน, ป้ายทาง, จุดลงทะเบียน และพื้นที่รอ หากมีงานอื่นในวันเดียวกัน ต้องถามว่าทางเข้าและโถงใช้ร่วมกันหรือไม่

3. ทางเข้าและเส้นทางโหลดอุปกรณ์

วัดประตู ลิฟต์ขนของ น้ำหนักที่รองรับ เวลารถบรรทุกเข้าได้ และระยะจาก Loading area ถึงห้อง องค์ประกอบเวทีบางชิ้นผ่านประตูแขกไม่ได้ ต่อให้ขนาดในห้องพอดีก็ตาม

4. เวลาเซ็ตอัป ซ้อม และรื้อถอน

ถามเป็นเวลาให้ชัด ไม่ใช้คำว่า เข้าได้คืนก่อนงาน เพราะคืนก่อนงานอาจหมายถึง 18.00 น. หรือหลังงานอีกห้องเลิกตอน 01.00 น. ตรวจค่าใช้พื้นที่และค่า OT หากงานล่าช้าด้วย

5. จุดแขวนและข้อจำกัดของโครงสร้าง

ถ้าต้องแขวนไฟ จอ ป้าย หรืออุปกรณ์เหนือศีรษะ ขอข้อมูล Rigging point และเงื่อนไขอนุมัติ บางสถานที่ห้ามแขวนจากฝ้า หรือกำหนด Supplier และเอกสารวิศวกรเฉพาะ

6. ระบบไฟฟ้าและจุดจ่ายไฟ

ขอผังไฟ ขนาดโหลด จุดต่อ และเงื่อนไขใช้เครื่องกำเนิดไฟ ระบบภาพ แสง เสียงและ Catering ไม่ควรแชร์วงจรโดยไม่วางแผน เพราะการใช้ไฟพร้อมกันในช่วงสำคัญอาจเกินกำลัง

7. อินเทอร์เน็ตที่ใช้กับงานจริง

Wi-Fi สำหรับแขกกับ Dedicated line สำหรับ Livestream หรือระบบลงทะเบียนไม่ใช่บริการเดียวกัน ถามเรื่องความเร็ว Upload, จำนวนอุปกรณ์, จุดติดตั้ง และทีม Support ในวันงาน

8. ระบบภาพและเสียงที่รวมอยู่

ขอรายการรุ่น จำนวน และทีมควบคุม ไม่ใช้คำว่า มีเครื่องเสียงและโปรเจ็กเตอร์ เป็นข้อสรุป ทดลองดูภาพจากตำแหน่งนั่งไกลสุดและฟังเสียงในจุดที่มีเสาหรือผนังกั้น

9. ข้อจำกัดเรื่องเสียง เวลา และเอฟเฟกต์

บางพื้นที่จำกัดระดับเสียง เวลาเปิดเพลง ควัน Haze, Confetti หรือการใช้เปลวไฟ หากโปรแกรมมีโชว์ ควรขออนุมัติก่อนออกแบบเต็มรูปแบบ

10. อาหาร เครื่องดื่ม และพื้นที่หลังบ้าน

ตรวจว่าใช้ Catering ภายนอกได้หรือไม่ มีค่าเปิดขวดหรือค่าบริการเพิ่มตรงไหน รวมถึงตำแหน่ง Pantry, ห้องเก็บของ และเส้นทางเสิร์ฟที่ไม่ตัดกับแขกหรือคิวขึ้นเวที

11. ที่จอดรถและการเข้าถึงสำหรับทุกคน

ดูจำนวนสิทธิ์จอดจริง จุดจอดรถบัส ทางลาด ห้องน้ำ และเส้นทางสำหรับผู้ใช้รถเข็น หากมีผู้สูงอายุหรือแขก VIP ควรเดินเส้นทางจริง ไม่ประเมินจากแผนที่อย่างเดียว

12. ค่าใช้จ่ายและเงื่อนไขที่อยู่นอกค่าเช่า

ถามค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าทำความสะอาด ค่ารักษาความปลอดภัย ค่า Rigging, OT, ค่าจอดรถ ค่าห้องเก็บของ และนโยบายเลื่อนหรือยกเลิก รวมรายการนี้ในงบก่อนเปรียบเทียบสถานที่

หลัง Site visit ควรมีเอกสารอะไรกลับมา

• แปลนและขนาดพื้นที่เวอร์ชันล่าสุด
• ภาพถ่ายทางเข้า ห้อง โหลดของ จุดไฟ และข้อจำกัดสำคัญ
• รายการสิ่งที่สถานที่รวมให้และอัตราค่าใช้เพิ่ม
• ช่วงเวลาเซ็ตอัป ซ้อม เปิดงาน และรื้อถอนที่ยืนยันได้
• ชื่อและช่องทางติดต่อผู้ประสานงานสถานที่ในช่วงเตรียมงาน

อย่ารีบล็อกสถานที่ก่อนเห็นภาพรวม

สถานที่ที่เหมาะไม่จำเป็นต้องใหญ่ที่สุดหรือใหม่ที่สุด แต่ต้องรองรับโปรแกรมงาน การเดินทาง งานผลิต และงบประมาณได้พร้อมกัน หากมีตัวเลือกใกล้เคียงกัน ให้ทำ Layout คร่าว ๆ และงบรวมของแต่ละแห่งก่อนตัดสินใจ จะเห็นข้อแตกต่างชัดกว่าดูค่าเช่าเพียงรายการเดียว

หากต้องการให้ทีมช่วยสำรวจพื้นที่และวาง Layout เบื้องต้น สามารถส่งรายละเอียดงานผ่านหน้า ติดต่อ EventMania ก่อนยืนยันสถานที่ได้